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【3ステップ】失敗しない!ビジネスチャットツールの選び方

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ビジネスチャットツールを導入しようか迷っているものの、どう選べば後悔のない選択になるのか気になっていませんか?

そこで今回は、間違いのないツールを選ぶための方法を以下のような3つのステップに分けて紹介していきます。

  1. ビジネスチャットツールの基礎知識を知る
  2. 使用目的・用途を明確化する
  3. どのビジネスチャットツールにするか決める

記事を最後まで読めば、最適なビジネスチャットツールを選ぶ知識を得ていると思います。ぜひ最後までご覧ください。

【ステップ1】ビジネスチャットツールの基礎知識を知る

ビジネスチャットツールを選ぶためには、そもそもどんなツールなのかを理解しなくてはいけません。
簡潔に解説していくので、ビジネスチャットツールについて完全に理解しておきましょう。

ビジネスチャットツールとは?

ビジネスチャットツールは、手軽に使えるチャットアプリのような使用感をもつコミュニケーションツールです。
チャット以外の機能も備わっており、ビジネスのスピード感を高めるツールとなってくれるでしょう。

ビジネスチャットツールの基本機能

ビジネスチャットツールの基本機能は、以下のようなものになります。

  • 1対1のチャット
  • 複数人のチャット
  • 無料通話(音声/ビデオ)
  • 各種ファイルの共有

ビジネスチャットツールはチャット形式なので、メールと違い件名や署名などが必要ありません。
絵文字を使ったやり取りも可能で、手軽に情報を送受信できます。
1対1のチャットのほか、複数人チャットもできるので、ツール上で会議のような情報共有も可能です。
ほかにもビデオ通話、画像・動画・文書/表計算ソフトがアップロードできる機能もあります。

サービス別に搭載される機能

基本機能に加え、サービスによっては以下のような機能も使えます。

  • タスク管理機能
  • 他のツールとの連携機能
  • ログ(操作履歴)保管・記録
  • アクセス制限
  • 多要素認証機能
  • 端末別認識
  • 既読・未読判別機能
  • 画面共有
  • ファイル共有
  • カレンダー共有
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【ステップ2】使用目的・用途を明確化する

ビジネスチャットツールの基礎的な知識を理解したら、使用目的と用途を決めましょう。
ビジネスチャットツールはサービスによって一部機能が異なります。そのため、使用目的や用途をしっかりと考える必要があるのです。
ビジネスチャットツールを導入する企業は、主に以下のような目的を持っています。

  • メールや会議の無駄を減らしたい
  • 業務効率化をしたい
  • スピーディーな情報共有をしたい
  • 社内のコミュニケーションを活性化させたい
  • セキュリティを強化したい
  • 利用中ツールと連携がしたい

このうちのどれかに該当するのではないでしょうか。

使用人数とITスキルの確認を

利用者が何人ぐらいになるのかも、重要なポイントです。
大人数では使いにくいツールもありますし、人数が増えると利用金額が一気に跳ね上がるツールは結構あるため、絶対に確認しておいてください。
またスタッフのITスキルの確認も重要です。
ビジネスチャットツールはシンプルなものから、専門知識が必要なものまであります。
全スタッフが同じくらいのITスキルがあるとは限りません。
難しい操作が必要なツールなら、最後まで使いこなせない社員も出てくるでしょう。
社員全員がある程度の研修で使えるようなツールを選ぶためにも、全スタッフのITスキルをある程度把握しておいてください。

【ステップ3】ツールを決める

使用目的や用途をはっきりさせたなら、次はビジネスチャットツールを決めることになります。
ツールを決める上で注意して欲しいのは「セキュリティ」と「サポート体制」です。

セキュリティ

企業機密を含むやりとりがあるので、ビジネスチャットツールにはセキュリティ対策が必須です。
ツールを選ぶときは、以下のような機能が実装されていると安心できます。

  • メッセージの暗号化
  • 多要素認証機能
  • 端末認証機能
  • ログの保存

サポート体制

ビジネスチャットツールを取り入れても、どう使えばよいかわからないスタッフが多数出てきます。
だからこそ、ビジネスチャットツール選びにおいて、サポート体制は非常に重要です。
以下のような点を意識して、ビジネスチャットツールのサポート体制をチェックしてみて下さい。

  • ヘルプコンテンツが豊富かどうか
  • 初期設定のサポートの有無
  • 導入後サポートの有無
  • 利用者および管理者向けのマニュアルの有無
  • 端末ごとのマニュアルの有無
  • 使い方や活用方法のセミナーや勉強会の有無

まとめ

今回はビジネスチャットツールの選び方について紹介してきました。選び方のステップを再度まとめますと、以下のようになります。

  1. ビジネスチャットツールの基礎知識を知る
  2. 使用目的・用途を明確化する
  3. どのビジネスチャットツールにするか決める

紹介してきた知識を参考にすれば、後悔のないツール選びができることでしょう。

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