ビジネスチャットツールを導入しようか迷っているものの、どう選べば後悔のない選択になるのか気になっていませんか？
そこで今回は、間違いのないツールを選ぶための方法を以下のような3つのステップに分けて紹介していきます。
- ビジネスチャットツールの基礎知識を知る
- 使用目的・用途を明確化する
- どのビジネスチャットツールにするか決める
記事を最後まで読めば、最適なビジネスチャットツールを選ぶ知識を得ていると思います。ぜひ最後までご覧ください。
【ステップ1】ビジネスチャットツールの基礎知識を知る
ビジネスチャットツールを選ぶためには、そもそもどんなツールなのかを理解しなくてはいけません。
簡潔に解説していくので、ビジネスチャットツールについて完全に理解しておきましょう。
ビジネスチャットツールとは？
ビジネスチャットツールは、手軽に使えるチャットアプリのような使用感をもつコミュニケーションツールです。
チャット以外の機能も備わっており、ビジネスのスピード感を高めるツールとなってくれるでしょう。
ビジネスチャットツールの基本機能
ビジネスチャットツールの基本機能は、以下のようなものになります。
- 1対1のチャット
- 複数人のチャット
- 無料通話（音声/ビデオ）
- 各種ファイルの共有
ビジネスチャットツールはチャット形式なので、メールと違い件名や署名などが必要ありません。
絵文字を使ったやり取りも可能で、手軽に情報を送受信できます。
1対1のチャットのほか、複数人チャットもできるので、ツール上で会議のような情報共有も可能です。
ほかにもビデオ通話、画像・動画・文書/表計算ソフトがアップロードできる機能もあります。
サービス別に搭載される機能
基本機能に加え、サービスによっては以下のような機能も使えます。
- タスク管理機能
- 他のツールとの連携機能
- ログ（操作履歴）保管・記録
- アクセス制限
- 多要素認証機能
- 端末別認識
- 既読・未読判別機能
- 画面共有
- ファイル共有
- カレンダー共有
【ステップ2】使用目的・用途を明確化する
ビジネスチャットツールの基礎的な知識を理解したら、使用目的と用途を決めましょう。
ビジネスチャットツールはサービスによって一部機能が異なります。そのため、使用目的や用途をしっかりと考える必要があるのです。
ビジネスチャットツールを導入する企業は、主に以下のような目的を持っています。
- メールや会議の無駄を減らしたい
- 業務効率化をしたい
- スピーディーな情報共有をしたい
- 社内のコミュニケーションを活性化させたい
- セキュリティを強化したい
- 利用中ツールと連携がしたい
このうちのどれかに該当するのではないでしょうか。
使用人数とITスキルの確認を
利用者が何人ぐらいになるのかも、重要なポイントです。
大人数では使いにくいツールもありますし、人数が増えると利用金額が一気に跳ね上がるツールは結構あるため、絶対に確認しておいてください。
またスタッフのITスキルの確認も重要です。
ビジネスチャットツールはシンプルなものから、専門知識が必要なものまであります。
全スタッフが同じくらいのITスキルがあるとは限りません。
難しい操作が必要なツールなら、最後まで使いこなせない社員も出てくるでしょう。
社員全員がある程度の研修で使えるようなツールを選ぶためにも、全スタッフのITスキルをある程度把握しておいてください。
【ステップ3】ツールを決める
使用目的や用途をはっきりさせたなら、次はビジネスチャットツールを決めることになります。
ツールを決める上で注意して欲しいのは「セキュリティ」と「サポート体制」です。
セキュリティ
企業機密を含むやりとりがあるので、ビジネスチャットツールにはセキュリティ対策が必須です。
ツールを選ぶときは、以下のような機能が実装されていると安心できます。
- メッセージの暗号化
- 多要素認証機能
- 端末認証機能
- ログの保存
サポート体制
ビジネスチャットツールを取り入れても、どう使えばよいかわからないスタッフが多数出てきます。
だからこそ、ビジネスチャットツール選びにおいて、サポート体制は非常に重要です。
以下のような点を意識して、ビジネスチャットツールのサポート体制をチェックしてみて下さい。
- ヘルプコンテンツが豊富かどうか
- 初期設定のサポートの有無
- 導入後サポートの有無
- 利用者および管理者向けのマニュアルの有無
- 端末ごとのマニュアルの有無
- 使い方や活用方法のセミナーや勉強会の有無
まとめ
今回はビジネスチャットツールの選び方について紹介してきました。選び方のステップを再度まとめますと、以下のようになります。
- ビジネスチャットツールの基礎知識を知る
- 使用目的・用途を明確化する
- どのビジネスチャットツールにするか決める
紹介してきた知識を参考にすれば、後悔のないツール選びができることでしょう。
