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ビジネスチャットツールを使う前に設定すべき4つの社内マナーと3つのルール

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ビジネスチャットツールにおいて、以下のような悩みを持っていませんか?

「ビジネスチャットツールを導入してもちゃんと浸透するか心配」

「本来の目的で使ってくれるだろうか」

「導入してもちゃんと使ってもらえず、宝の持ち腐れになりそう」

「ビジネスチャットツール」という新しい風を社内に吹かすわけですから、上記のような悩みをもって当然です。

そんな方に向けて今回は、ビジネスチャットツールで設定すべき社内マナーやルールをわかりやすくご紹介します。

この記事を読めば、ビジネスチャットツールをスムーズに導入するためには何を社内で行うべきかわかるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスチャットツールで設定すべき4つのマナー

まずはビジネスチャットツールで設定しておくべきマナーについて紹介します。

以下のようなマナーあらかじめ社内で共有しておくと、円滑にビジネスチャットツールを使うことができますよ。

  • タメ口は厳禁
  • 返信はスピード感をもって行う
  • 正しい日本語を意識する
  • 「こそあど」をなるべく使わない

ではそれぞれの内容について、詳しく紹介していきます。

タメ口は厳禁

ビジネスチャットツールはLINEのようなチャット形式なので、簡潔な文章で済みます。

そのため、ついついタメ口で話してしまうことも。

しかし、ビジネスチャットツールでのやり取りは友人相手ではありません。

あくまでもビジネスですので、礼儀を持って接すのが当然といえます。

相手が年下であったとしても「ですます調」を使うよう心がけましょう。

返信はスピード感をもって行う

ビジネスチャットツールはメールと違って、チャット形式なので素早くやり取りできます。

その利点を活かすためにも、メッセージをもらったらなるべく早めに返信をしましょう。

返信が難しい時は「メッセージを読んだ」と伝えておくだけでも印象が全然違います。

なお、「Mattermost」などのビジネスチャットツールには「カスタム絵文字」という機能があります。

カスタム絵文字はその名の通り、絵文字が使える機能であり、文字を打つよりスピード感をもって返事ができます。

このような機能をつかって「メッセージを読んだ」というニュアンスを伝えるようにすれば、緊急時も返事ができるようになるでしょう。

なお、カスタム絵文字には表現が柔らかくなり、コミュニケーションの活性化がするという利点もあります。

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正しい日本語を意識する

ビジネスチャットツールはテキストベースでのやり取りになります。

つまり、相手の顔も見えませんし、身振り手振りもできません。

だからこそ「正しい日本語」を意識しなければいけません。

変な日本語を使うと、相手の「理解にかける時間」を奪ってしまいます。これほどムダな時間はありません。

まずは「てにをは」「主語述語」「正しい修飾語」を意識してみてください。

「こそあど」をなるべく使わない

ビジネスチャットツールはすべてのメッセージ履歴が残ります。

過去にどんな話をしたかを検索して探せる便利な機能なのですが、「こそあど」言葉ばかりつかっていると、履歴検索がうまく機能しません。

「これ・それ・あれ・どれ」などの言葉を使わずに、ちゃんと単語を含めるようにしておけば検索も簡単になります。

後々に検索しやすいよう、意識して「こそあど」言葉を排除してください。

これだけでビジネスチャットツールを最大限活かせますし、結果的に生産性も上がります。

ビジネスチャットツールで設定すべき3つのルール

ここまではビジネスチャットツールを使う前に、設定しておくべきマナーについて紹介しておきました。

次はルールについて紹介しておきます。

  • メールよりチャットを優先して使う
  • 利用時間帯を決める
  • 投稿禁止事項を決める

ではそれぞれのルールについて、詳しく紹介していきましょう。

メールよりチャットを優先して使う

コミュニケーションのスピードがあがるのが、ビジネスチャットツールの利点の一つです。

結果的に生産性の向上にもつながりますので、メールよりチャットを優先して使うように社内で徹底してください。

状況やスタッフのITスキルによっては、メールのほうが早いこともあるでしょう。

しかし、例外を作るとビジネスチャットツールは定着しません。

「なるべく」ではなく「必ず」使うように、社内ルールとして決めてしまいましょう。

利用時間帯を決める

ビジネスチャットツールへの投稿を行う時間帯を先に決めておきましょう。

時間制限しないと、時間外労働が増えてしまいます。

ビジネスチャットツールは、場所や時間の関係なしに簡単にメンバーに連絡ができます。

そのせいで「いつでも対応をすべきだ」という状況になることは避けるべきです。

ビジネスチャットツールを利用する時間は厳格に決め、徹底させましょう。

投稿禁止事項を決める

ビジネスチャットツールはチャット方式なので、メールよりも手軽です。

しかし、その手軽さのせいで仕事とは関係ないメッセージを投稿するスタッフがでてくるかもしれません。

そうなるとビジネスチャットツールの用途がぶれてしまうので「プライバシーな内容は書き込まない」といった投稿禁止事項を明確に決めておきましょう。

まとめ

今回はビジネスチャットツールを導入するときに設定しておくべきマナーとルールについて紹介してきました。

紹介したマナーとルールをきちんと共有すれば、ビジネスチャットツールを社内にしっかりと浸透することができるでしょう。

ビジネスチャットツールが持つ「手軽さ」「スピード感」などの利点を十分に発揮することができるはずです。

もしビジネスチャットツールの導入を検討しているならば、ぜひ参考にしてみてください。

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