こんにちはディーメイクでwebデザイナーをしている鈴木です。
突然ですが、皆さんはヒアリングは得意ですか？
私は苦手です。打ち合わせの時すごく緊張してしまいます。
でもヒアリングってとても大事です。
ヒアリング次第でサイトの出来や、制作効率が左右されると言っても
過言では無いと思います。
今回はヒアリングやヒアリングシートについて書いてみたいと思います。
補足
ヒアリングはサイト制作だけではなく様々なシーンで使われますが
この記事はWeb制作のためのヒアリングについて書いてあります。
目次
- ヒアリングにつて考えてみよう
- ヒアリングで聞くこと
- ヒアリングシートには何が書いてあるの
- ヒアリングシートの作り方
- ヒアリングシートの使い方
- ヒアリングで役立つフレームワーク
- まとめ（テンプレートダウンロード）
1.ヒアリングにつて考えてみよう
ヒアリングとは打ち合わせなどで
クライアントや担当者など依頼者の要望を聞き取ることです。
しっかりとヒアリングをすることで、無駄のない進行を可能にし
きちんとクライアントの要望を満たしたサイトを作成することができます。
ヒアリングに慣れてくると、会話の中で
思わぬ問題点や改善点に気づくこともあります。
そのことをうまく提案できれば依頼者との信頼を
より深めることもできるかもしれません。
依頼者との信頼関係を築き、安心して制作を任せてもらうことも
ヒアリングの重要な目的の一つだと思います。
ただ、最初から問題解決や提案することに気を取られてしまうと
ヒアリングが散漫になってしまうことも。
まずは聞くべきことをしっかり聞き取ることに集中しましょう。
2.ヒアリングで聞くこと
- 概要
(a)スケジュールや予算など
(b)何を作るのか、ターゲットなど - 今回の制作の目的
今回の制作で達成したい目的は何か、解決したい事柄など - デザインのイメージ
色味や目指す印象（信頼、さわやか、スタイリッシュなど）、どんなサイトにしたいかなど
案件によって変わってきますが
大体は上記のようなことを確認します。
プロジェクトで役割が分かれている場合は
1、2番を主にディレクターや営業担当者、開発が絡む場合はエンジニア
3番を主にアートディレクターやデザイナーが聞くことが多いです。
とはいえ、わざわざ個別にミーティングすることは少ないので
担当に関わらずチームで全体像をしっかり把握していることが大切だと思います。
3.ヒアリングシートには何が書いてあるの
ヒアリングの際に聞き漏らしや確認ミスが無いように
あらかじめ聞きたいことをまとめてあるのがヒアリングシートです。
ヒアリングシートに書いてある内容について
ざっくりと書いてみたいと思います。
1.概要
(a)スケジュールや予算など
- スケジュール（いつまでに作るか）
- 何を作るのか（新規サイトorリニューアル・追加ページ・追加コンテンツ 等）
- 体制（クライアント側のメンバー、窓口や決済者など）
- 運用について（管理者、更新など）
- 連絡方法
- 最終的な納品物、納品方法
(b)何を作るのか、ターゲットなど
- サイトの種類（メディアサイト、サービスサイト、ECサイト 、LPなど）
- 内容（コンテンツ）
- ターゲットユーザー
- 仕様（キャリア対応やシステムについて）
2.制作の目的
- サイトが実現すべき目的は何か（宣伝、販売、広告媒体 など）
- 現状サイトの問題点
- サイトに期待すること など
3.デザインのイメージ
- カラーイメージ（コーポレートカラーや希望の色味など）
- サイトイメージ（信頼感、おしゃれ、スッキリ など）
- 画像について（素材確保（準備）や見せ方について）
その他、聞いておいた方が良いことなど
- 競合サイト、参考サイト
- ブランドガイドラインなど規定があるか など
- セキュリティレベルやルールについて
4.ヒアリングシートの作り方
ヒアリングシートに入れる項目が決まったら
- どういうふうにヒアリングするのか（対面、メール、Web会議ツール など）
- 何で作るか（Excel、word、スプレッドシート、フォーム など）
- 誰がヒアリングするのか
を考えて作ってみましょう。
- まずは自社のヒアリングについて考え、整理します。
- 大きな項目を分けます。
- 話の流れを意識して、大体の内容⇨詳細になるように項目を並べていきます。
実際に使ってみて、聞き逃していることはないか
わかりにくいところや、使いにいところはないかなど
必要に応じてブラッシュアップしていきましょう。
自分たちだけではなく、クライアントや担当者の
リテラシーにも配慮しましょう。
5.ヒアリングシートの使い方
ヒアリングシートの使い方としては大きく２つに分かれると思います。
- ディレクターやデザイナーなど制作者側が書き込む
- クライアントや担当者など依頼者側が書き込む
制作者側がヒアリングしながら記入する場合は
項目をただ聞くだけではなく、知りたいことや確認したいことを意識して
質問形式で会話をしながら書き込むのが良いと思います。
依頼者側に書き込みをお願いする場合でも、任せっきりではなく
ある程度は制作者側が補助してあげたほうが良いと思います。
おすすめなのは、事前に依頼者側にある程度埋めておいてもらって
話しながら製作者側が補完していくという方法です。
事前に確認することを把握していれば
依頼者側も考えをまとめやすいし
ヒアリングもスムーズに進むと思います。
6.ヒアリングで役立つフレームワーク
SPIN
問題は何か、どう解決するかなど現状や課題を聞き出し
方向性について話す時のフレームワークです。
議論をより深め、潜在的なニーズや課題を掘り出すためのフレームワークです。
- Situation Questions（状況質問）
状況を具体的に知るための質問 - Problem Questions（問題質問）
何に困っているのか聞くための質問 - Implication Questions（示唆質問）
困りごとの本質（根本的な課題や本来解決すべき課題）を導きだすための質問 - Need-payoff Questions（解決質問）
解決してどうしたいか、目指す方向性はどこかを導き出す質問
4W2H
一般的に知られている5W2Hから、なぜ（Why）を抜いています。
Whyについては会話の中で聞き取れば良いとしています。
- What：悩みは何か、何を改善したいのか
- Who：誰が決定権を持っている（窓口、メンバー）のか
- When：いつから始めるのか、どのくらいの期間で行うのか
- Where：どこで、もしくはどこに必要なのか
- How：どのようにするのか
- How much：予算感など
3C分析
環境分析と言われるフレームワークです。
サイトというよりはクライアント（企業）そのものの理解を深めるフレームワークと言えると思います。
- Company（自社）
クライアントの望み、強み、扱う商材など顧客について分析します。 - Customer（顧客、ターゲット）
ターゲットのニーズや動向さらに潜在的なターゲットやニーズはないか分析します。 - Competitor（競合）
競合他社や代替えサービスについて分析します。
ヒアリングで会話に困った際などに、参考にしていただければと思います。
7.まとめ
私が打ち合わせする際に一番心がけていることは
相手に安心してもらえるように話すことです。
そのために依頼者の悩みや目的に寄り添う気持ちを忘れず
相手に合わせた言葉を使うなど気をつけています。
ただ、冒頭にも書きましたが、私は打ち合わせが苦手です。。。
そんなに器用にヒアリングはできません。
せっかく気づかいのある打ち合わせができても
大事なことを確認し忘れてしまって
作業に入ってから、あれもこれもと頻繁に確認を繰り返したら
心象も悪くなってしまいますし、作業効率も悪くなってしまいます。
そんなことにならないように、ヒアリングシートは
私にとってなくてはならない重要なツールになっています。
テンプレートダウンロード
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